Workday ve özgeçmişin: her işveren kendi kurallarını koyar

Workday’in Yönetici Kılavuzu’nda (Administrator Guide) adaylara giden bildirimlerin nasıl geciktirileceğini anlatan bir sayfa var ve bunun nedenini tek cümleyle veriyor: “Bir bildirimi geciktirmek, adayın iş başvurusunu gönderdikten hemen sonra ret mesajı almasını önleyebilir.” Aynı sayfa şunu da ekliyor: “Adaylar, gecikmeli bildirimi alana kadar başvurularının sonucunu görmez.” Bir işveren bu ayarı kullanıyorsa, başvurunla e-posta arasında geçen süre seni bir insanın mı yoksa bir kuralın mı reddettiğini göstermez.

Okurken defalarca karşımıza çıkan şey şu oldu: anlatılacak tek bir Workday yok. Workday’in yöneticiler için yayımladığı eğitim kılavuzu “Workday her müşteri için iç ve dış kariyer siteleri barındırır” diyor ve bu sayfadaki neredeyse her şey, o müşterinin kendi kurulumundaki bir ayar. Workday bu kuruluma tenant diyor. Özgeçmiş ayrıştırmanın (resume parsing) sunulup sunulmadığı, hesap açman gerekip gerekmediği, herhangi bir puanın olup olmadığı, hangi kuralların başvuruları reddettiği ve sana ne zaman haber verildiği: bunların her biri işverenin tercihi.

Workday, işverenlerin satın alıp kendilerinin kurduğu bir yazılım. Workday Recruiting de bu yazılımın başvuruları toplayan kısmı. Buradaki her şey, 9 Ekim 2026’da okuduğumuz haliyle Workday’in kendi herkese açık sayfalarından geliyor: doc.workday.com’daki Yönetici Kılavuzu ve HiredScore yardım merkezi, Recruiting modülünün yöneticilere yönelik eğitim kılavuzu, Workday blogundaki bir yazı ve şirketin gizlilik bildirimi. Workday bu sayfaları İngilizce yayımlıyor; buradaki alıntıları Türkçeye biz çevirdik, özellik, ayar ve ekran adlarını ise sistemde göründükleri gibi İngilizce bıraktık. Sayfalar sistemi yapılandıran kişiler için yazılmış, yani bir işverenin neler yapabileceğini anlatıyorlar. Başvurduğun işverenin ne yaptığını ise söyleyemezler. Greenhouse, Lever, iCIMS ve Ashby sayfalarımız aynı işi bu sistemler için yapıyor. Offermic’in Workday ile bir bağlantısı yok.

İşverenin yazdığı bir kuralla gelen ret

Bir başvuru, hiçbir insan dokunmadan reddedilebilir. Workday bu özelliğe automatic stage routing (aşamalar arasında otomatik yönlendirme) diyor. Yönetici Kılavuzu özelliği “Koşul kurallarını kullanarak adayları otomatik olarak bir sonraki aşamaya geçirebilir ya da reddedebilirsiniz” sözleriyle tanıtıyor ve iki örnek veriyor. Biri aday başvurduğunda çalışıyor: “Pozisyonun bulunduğu ülkede çalışmaya uygun olmayan adayları reddet.” Diğeri daha sonraki bir aşamada çalışıyor: “Geçmiş kontrolünden (background check) geçemeyen adayları reddet.”

Bir kural iş başvurusundaki, iş profilindeki ve kadro talebindeki (job requisition) bilgileri, ayrıca “adayın ilk başvurusunda doldurduğu anketleri” kullanabilir. Workday, işverenlerin başvuru formuna koyması için hazır uygunluk soruları da yayımlıyor. Aralarında “Do you require sponsorship?” (vize sponsorluğuna ihtiyacınız var mı?) ve “What is your minimum annual salary requirement?” (asgari yıllık maaş beklentiniz nedir?) da var. Başvuru sırasında verdiğin cevaplar, bir koşul kuralının kullanabileceği veriler arasında. Bu yüzden her soruyu, bir kuralın üzerine işlem yapabileceği bir şey olarak oku. Sonradan bir işe alım uzmanı (recruiter) da cevabını senin yerine düzeltemez: eğitim kılavuzu, Edit Job Application (başvuruyu düzenleme) görevi için “Anket cevaplarını değiştiremezsiniz” diyor.

Örneklerin ortak bir yanı var. Hepsi bir cevaba ya da bir kontrolün sonucuna göre çalışıyor. Özgeçmiş metnini ya da bir puanı okuyan bir kural örneği bulamadık. Yine de sayfalar bunu dışlamıyor: kurallar iş başvurusundaki bilgileri kullanabiliyor ve Candidate Skills Match’in kurulum sayfası Skills Match Score’u (beceri eşleşme puanı) “Job Application iş nesnesindeki” alanlar arasında sayıyor. Bir kuralın HiredScore notunu sınayıp sınayamayacağını söyleyen bir sayfa yok.

Başka türden bir otomatik ret, pozisyon dolduğunda geliyor: işveren, bir kadro talebindeki son açık kadro da dolunca Workday’in geride kalan herkesi reddetmesini sağlayabilir.

Bu sayfanın başında anlattığımız gecikme, aday hesabında gördüğün durum için de geçerli; eğitim kılavuzu en kısa gecikmeyi bir gün olarak veriyor. Ret gerekçesinin ayrıca bir “Candidate Label Override” alanı var. Kılavuz bunu, adayların başvurularıyla ilgili bildirimlerde gördüğü etiket olarak tarif ediyor. Aşama adları da aynı şekilde değiştirilebiliyor ve eğitim kılavuzunun örneği şu: “Adaylara Review, Screen ya da Interview yerine ‘In Progress’ gösterilir.” Yani zamanlamadan fazla anlam çıkarma. Birkaç dakika içinde gelen bir ret bir kuralla uyumludur ama bunu kanıtlamaz; daha geç gelen bir ret de iki ihtimalden hiçbirini göstermez.

Seni buraya yazılımın özgeçmişlerin %75’ini elediği iddiası getirdiyse, bu rakamın bulabildiğimiz en eski kaynaklarının izini ayrı bir yazıda sürdük.

Puanlar yalnızca işveren açtıysa var

Workday, bir başvurunun yanına puan, not ya da sıra koymanın dört yolunu belgeliyor ve hepsi isteğe bağlı. İkisi özgeçmişini iş ilanıyla eşleştiriyor. Diğer ikisi işverenin doldurduğu şablonlar ve puanlar; Workday’in bunlarla ilgili sayfaları herhangi bir makine öğrenmesinden söz etmiyor. Hangisi açık olursa olsun, sonuç gerekli yetkisi olan işe alım uzmanlarına ve işe alım yöneticilerine (hiring manager) gidiyor. Okuduğumuz Workday sayfalarının hiçbiri adaya bir puan, not ya da sıra gösterildiğini anlatmıyor.

Workday’in kaldırmayı planladığı beceri puanı

Candidate Skills Match, Workday Recruiting’in içinde gelen özellik ve Yönetici Kılavuzu onu bir uyarıyla işaretliyor: “Bu işlevi gelecekteki bir sürümde kaldırmayı planlıyoruz.” Uyarı bir tarih vermiyor ve ayrıntılar için Workday Community’deki bir yazıya yönlendiriyor.

İşveren özelliği kurduysa, başvuru Strong, Good, Fair, Low, Pending ya da Unable to Score şeklinde bir Skills Match Score alıyor. Kılavuza göre özellik açıldığında bir arka plan işlemi, açık kadro taleplerindeki tüm aktif başvuruları otomatik olarak puanlamaya başlıyor. Puan, başvurundaki ve özgeçmişindeki becerileri kadro talebindeki becerilerle karşılaştıran bir makine öğrenmesi modelinden geliyor ve “Workday, kadro talebinde belirtilen zorunlu becerileri içeren başvurulara daha fazla ağırlık verir.”

Hesaba katmadığı şeyler de var. Hesaplama şunlara bakmıyor: “adayın ilgili becerileri ne kadar yakın zamanda edindiği”, “ilgili becerileri ne kadar süre kullandığı” ve “toplam iş deneyimi yılı”. Okuduğumuz sayfalar Strong, Good, Fair ve Low arasındaki sınırları vermiyor.

Low her zaman becerilerinle ilgili bir yargı değildir. Başvuru ya da kadro talebi İngilizce dışında bir dildeyse, yeterli beceri verisi yoksa ya da “yüklenen özgeçmiş desteklenmeyen bir biçimdeyse” Workday “beceri eşleşme puanını hesaplayamaz ve Low ya da Unable to Score gösterir.”

A’dan D’ye notlar ayrı satılan bir üründen geliyor

Bu notlar HiredScore’un bir özelliği olan Spotlight’a ait. Bir Workday sürüm notu HiredScore’un ne olduğunu açıkça söylüyor: “Workday HiredScore, ayrı lisans gerektiren ayrı bir üründür (SKU).” Yani bu notlar yalnızca onu satın alan işverenlerde var. Spotlight adayları “özgeçmişlerinin iş tanımında belirtilen beceri ve niteliklerle ne kadar iyi eşleştiğine” göre notluyor ve yardım merkezi dört notu şöyle tanımlıyor:

• A: “Aday tüm temel (zorunlu) nitelikleri ve tercih edilen niteliklerin çoğunu karşılıyor, ortalama nitelik eşleşmesi de belirlenmiş bir eşiğin üzerinde.”
• B: “Aday tüm temel nitelikleri karşılıyor.”
• C: “Aday temel niteliklerin çoğunu karşılıyor ama hepsini değil.”
• D: “Aday temel niteliklerin çoğunu karşılamıyor.”

Yardım merkezi A notundaki eşiği vermiyor. HiredScore’un notu öncelikle iş tanımındaki temel niteliklere bağlı, Candidate Skills Match de kadro talebindeki zorunlu becerilere daha fazla ağırlık veriyor. Bu yüzden belirtilen bir şartı karşılıyorsan bunu özgeçmişinde yaz. Karşıladığın ama hiç söz etmediğin bir şart eşleşemez.

HiredScore şu durumlarda not vermiyor: özgeçmiş göndermediysen, özgeçmişin desteklenmeyen bir biçimdeyse, kadro talebinde iş tanımı yoksa ya da talep “kampüs veya yeni mezun kadro talebi” ise. Form özgeçmişi isteğe bağlı tutsa bile bir özgeçmiş eklemek için bu iyi bir neden; gerçi Workday, notsuz bir başvurunun sıralanmış listede nereye düştüğünü söylemiyor.

İşe alım uzmanları aday listelerini nota göre sıralayabiliyor ve yardım merkezi onlara şunu söylüyor: “Adayları elemenin en verimli yolu notları kullanmaktır, çünkü en yüksek notu alanlar mülakat aşamasına ulaşma ihtimali en yüksek adaylardır.” Kendi kullanıcıları için bir uyarı da ekliyor: “A veya B notu alan adaylar kadro talebinin şartlarını karşılasa ya da aşsa da, C veya D notu alan adaylar da pozisyona uygun olabilir.” İşe alım uzmanı bir notu değiştirip gerekçesini kaydedebiliyor. Anahtar kelimeyle de arama yapabiliyor; o zaman “HiredScore, aday listesini yalnızca özgeçmişinde bu şartlara değinen başvuranları gösterecek şekilde günceller.”

İşveren artık farklı bir notlama yöntemi de isteyebiliyor. 5 Ağustos 2026 tarihli bir sürüm notu, Workday Support’tan etkinleştirilmesini isteyen müşteriler için notlama mantığının yerine, her niteliği ayrıştırılmış özgeçmişle karşılaştıran büyük bir dil modelini koyuyor.

HiredScore adayları ilerletebiliyor da. Özellik listesinde Candidate Fast Lane adlı bir otomasyon tarifi var ve bu tarif “en yüksek puanlı başvuranları işe alım sürecinde işe alım yöneticisinin inceleme aşamasına kadar otomatik olarak ilerletme imkânı sağlar.” Listedeki hiçbir tarif nota göre reddetmiyor. Ama aynı sayfa, işe alım uzmanları için Trigger Candidate Movement adlı bir aracı da sayıyor; bu araç “adayları başvuru durumlarına göre tek tek ya da toplu olarak ilerletme veya reddetme imkânı sağlar.”

İşverenin belirlediği ağırlıklar ve puanlar

Derecelendirme şablonu, ağırlıkları olan alanlardan oluşan bir liste. Workday’in kendi örneğinde Degrees (diplomalar) 40, Candidate City (adayın şehri) 60 ağırlık alıyor. Sıralama şablonu ise başvuranları işverenin belirlediği ölçütlere göre sıralıyor. Anketlere puan da eklenebiliyor ve kılavuz bunun ne işe yaradığını açıkça söylüyor: “Uygun olmayan adayları elemek ve yüksek puan alan adayları ilerletmek için çoktan seçmeli sorulara puan atayabilirsiniz.” Verdiği örnek şu: “Aday, yaş sınırı nedeniyle düşük puan alır. Workday adayı eler.”

İkisi de yöneticiler için yazılmış bir kılavuzdaki örnekler ve belirli bir işverenin ne kurduğu hakkında hiçbir şey söylemiyor.

“Workday’in yapay zekâsı işe alım kararı vermez”

Bu cümle, Workday blogunda şirketin yapay zekâlı işe alım araçlarını anlatan ve Haziran 2025’te yayımlanan bir yazıdan. Yazı şöyle devam ediyor: “Workday’in yapay zekâ çözümlerini kullanan müşteriler, işe alım süreçleri üzerinde tam kontrolü ve insan gözetimini elinde tutar.” Yazıya göre araçlar “yalnızca adayın iş başvurusunda listelenen niteliklere odaklanır”.

Bu cümlenin yanına iki not düşmek isteriz. HiredScore profili işe alım uzmanlarına “Worked at a F500 Company” (Fortune 500 şirketinde çalıştı) gibi çıkarımlar gösteriyor ve yardım merkezi bunlara “aday elemesinde ve seçiminde kullanabileceğiniz önemli bilgiler” diyor. Ayrıca blogdaki cümle yapay zekâ hakkında; Workday’in belgelediği otomatik retleri ise işveren kuruyor.

Önyargı konusunda Candidate Skills Match’in kurulum sayfası, Workday’in özelliği “izlemeye ve düzenli aralıklarla test etmeye” devam ettiğini söylüyor; blog da “teknolojinin korunan gruplara zarar verdiğine dair bir kanıt olmadığını” yazıyor. İki sayfa da rakam vermiyor. Workday’in belgeleri Spotlight ve Candidate Skills Match için yapay zekâ bilgi formlarına bağlantı veriyor, ama bunlar Workday Community girişinin arkasında.

Quick Apply formu özgeçmişinden dolduruyor

Workday kariyer sitelerinde otomatik doldurmanın adı Quick Apply. Yönetici Kılavuzu bu özelliğin “iş başvurusundaki alanları adayın özgeçmişinden, CV’sinden ya da önceki başvurularından doldurduğunu” söylüyor. İşveren, dışarıdan başvuran adaylar için özgeçmiş ayrıştırmayı gizleyebilir; o durumda başvuruyu elle doldurursun.

Hangi alanların doldurulduğu net değil, çünkü iki Workday sayfası birbiriyle çelişiyor. Kılavuzun özgeçmiş ayrıştırma sayfası daha çok işe alım uzmanının eklediği özgeçmişlerle ilgili ve Workday’in Languages ve Skills alanlarını, ayrıca işverenin gizli olarak ayarladığı hiçbir alanı otomatik doldurmadığını söylüyor. Eğitim kılavuzu ise özgeçmiş ekleyen başvuranları anlatırken ayrıştırılan verilerin kişisel ve iletişim bilgilerini, iş deneyimini, eğitimi ve dilleri içerdiğini yazıyor. Hangisi doğru olursa olsun, diller ve beceriler bölümlerini kendin kontrol et.

Beceriler başka bir yoldan geliyor. İşveren makine öğrenmesi özelliğini açtıysa Workday, başvurunun ve özgeçmişinin içeriğine bakarak beceri önerir. Eğitim kılavuzu “Adaylar önceden doldurulan bu becerileri tutmaya ya da kaldırmaya karar verebilir” diyor. Yönetici Kılavuzu’na göre öneriler “yalnızca Beceriler bölümünden değil, yüklenen özgeçmişin tamamından” çıkarılıyor.

Workday’in herkese açık sayfaları ayrıştırma için bir doğruluk oranı vermiyor ve işi hangi teknolojinin yaptığını söylemiyor. Kılavuzun verdiği tek ipucu şu: “Özgeçmiş ayrıştırma sonuçları özgeçmişin biçimine ve kelimelerin sırasına göre değişebilir. En iyi sonuç için görsel ya da görsele dayalı stil içermeyen özgeçmişler kullanın.” Özgeçmişindeki metni metin olarak tut.

Dosya biçimleri konusunda bir boşluk var. Ayrıştırma sayfası hiçbir biçim saymıyor ve Yönetici Kılavuzu’nun Recruiting bölümünde, yüklemenin kendisinin kabul ettiği biçimleri ya da dosya boyutunu listeleyen bir sayfa bulamadık. İki puanlama özelliği kendi listelerini yayımlıyor. Candidate Skills Match sayfası DOC, DOCX, HTM, HTML, PDF, RTF ve TXT’yi, HiredScore yardım merkezi ise DOC, DOCX, PDF, RTF ve TXT’yi sayıyor. İki listede de bulunan beş biçim, iki özelliğin de okuduğu belgelenmiş biçimler.

PDF bu beş biçimden biri ve özgeçmiş oluşturucumuz da PDF çıktısı veriyor. Oluşturucu bir özgeçmiş puanı da gösteriyor. Bu puan bizim kendi ölçümüz. Herhangi bir aday takip sisteminin (ATS) puanı değil ve hiçbir işveren onu görmüyor. Kuralları aynı sayfada yayımlı; yanında da Workday dahil aday takip sistemi sağlayıcılarının yazılım ve işe alım kararları hakkında söyledikleri var.

Workday’in başvuru sayfaları için listelediği analitik olaylarına göre gönderimden önce My Information, My Experience ve bir Review sayfası geliyor; yani doldurulan alanlar önünden geçiyor. Hepsini orada tek tek oku. Başvurduktan sonra, eğitim kılavuzunun giriş yapmış bir adayın yapabileceklerini sıraladığı listede başvuruyu geri çekmek ve iletişim bilgilerini güncellemek var. Gönderilmiş bir başvurudaki deneyimleri düzenlemek bu listede yok.

Son başvurun bir sonrakine de taşınıyor. Eğitim kılavuzuna göre Workday sonraki başvurularda en son başvurundaki bilgileri kullanıyor; giriş yapmışken başka bir ilana başvurduğunda “Use my last application” (son başvurumu kullan) ile “Upload a new Resume or CV” (yeni özgeçmiş ya da CV yükle) arasında seçim yapıyorsun. Özgeçmişin o zamandan beri değiştiyse yüklemeyi seç.

Review adımı

Eğitim kılavuzu, yeni bir başvurunun önce nereye gittiğini şöyle anlatıyor: “Adaylar bir ilana başvurduğunda Workday otomatik olarak Review adımını atar. Bir işe alım kullanıcısı özgeçmişi incelediğinde, atanan değerlendirici aday üzerinde Move Forward ya da Decline işlemini yapar.” (Review inceleme, Move Forward ilerletme, Decline reddetme demek.) Yani kılavuza göre dosyayı bir insan okuyor. Mülakata kalırsan, orada yazanlarla ilgili sorular bekle. Özgeçmişe dayalı mülakat soruları rehberimiz bu sorulara nasıl hazırlanacağını anlatıyor; özgeçmişine göre mülakat soruları aracı da kendi özgeçmişinin en çok hangi soruları doğuracağını listeliyor.

İşveren dosyayı değerlendiriciden saklayabilir de. Assessment, Review ve Screen aşamaları için maskelenmiş aday profilleri kurulabiliyor. Kılavuza göre maskelenmiş bir profilde değerlendirici “adayın e-postasına ve özgeçmiş eklerine” erişemiyor.

HiredScore kullanan bir işverende değerlendirici, aslının yanında yeniden düzenlenmiş bir özgeçmiş görüyor. Yardım merkezi HiredScore’un her adayın ayrıştırılmış özgeçmişini aynı biçimde sunduğunu söylüyor ve ekliyor: “HiredScore kariyer boşluklarını ve pozisyonda geçen süreyi hesaplar.” Attachments sekmesinde senin yüklediğin dosya duruyor; işe alım uzmanı onu orada indirebiliyor ve “adayın asıl özgeçmişinde anahtar kelime arayabiliyor.” History bölümü ise o şirkette daha önce başvurduğun kadro taleplerini ve “önceki başvuruya atanan durumu” gösteriyor.

Candidate Home, işverenin kariyer sitesinde

Açman istenen hesabın adı Candidate Home. Başvurularını buradan takip ediyorsun ve eğitim kılavuzu “Workday adayın e-posta adresini kimlik olarak kullanır” diyor. Hesabın zorunlu olup olmadığına işveren karar veriyor: bir tenant ayarıyla, dış kariyer sitesinden başvuru göndermeden önce hesap açmak zorunlu hâle getirilebiliyor; bu ayar yoksa hesap açmak isteğe bağlı. İşveren Google ya da Apple ile girişe de izin verebiliyor. Workday’in referans sayfası ikincisi için bir uyarı taşıyor: “Apple’ın Hide My Email özelliğini kullanan adaylar önemli e-posta iletişimlerini almaz.”

Yeniden başvurmak da bir işveren ayarı. Workday’in referansı buna tek satır ayırıyor: işveren, adayların Candidate Home üzerinden sürekli açık bir ilana ya da kadro talebine yeniden başvurup başvuramayacağını belirleyebiliyor. Workday’in herkese açık belgeleri bir bekleme süresi vermiyor.

Bilgilerini sildirmek

Eğitim kılavuzuna göre işveren bu seçeneği açtıysa “Candidate Home hesabı olan adaylar bilgilerinin silinmesini talep edebilir.” Talep bir rapora düşüyor ve gerekli yetkisi olan çalışanlar silme işlemini yapabiliyor. Kılavuz, işe alınmamış bir aday için “Workday adayın kişisel bilgilerini, Candidate Home kullanıcı adını ve adayla ilişkili tüm belgeleri kaldırır” diyor.

Workday’in herkese açık sayfaları bir saklama süresi vermiyor. Kılavuz, işverenin aday verilerini “talep üzerine ya da artık ihtiyaç duymadığında” silebileceğini söylüyor. HiredScore ise kendi kopyasını kendi politikasına göre tutuyor; yardım merkezi HiredScore’un “Workday’in silme ve saklama yapılandırmasını otomatik olarak yansıtmadığını” yazıyor.

Bütün bunlar işveren üzerinden yürüyor ve nedenini Workday’in 27 Şubat 2026’da yürürlüğe giren gizlilik bildirimi veriyor. Bir kuruluşun sağladığı bir Workday uygulamasını kullandığında “kişisel bilgilerinin veri sorumlusu o kuruluştur. Bu durumlarda Workday, onlar adına veri işleyen olarak hareket eder.” Haklarını kullanmak için verdiği talimat da kısa: “lütfen doğrudan kuruluşunuzla iletişime geçin.”