Entrevistas de operaciones: cadena de suministro y logística

Las entrevistas de operaciones, para puestos de gerencia de operaciones, cadena de suministro, logística y compras, evalúan si puedes hacer que un sistema funcione mejor y mantenerlo en marcha cuando algo se rompe. El entrevistador busca mejoras de procesos con resultados medidos, calma ante las interrupciones y la capacidad de poner de acuerdo a finanzas, ventas y producción en torno a un cambio.

En Offermic, el entrevistador de operaciones hace el papel de vicepresidente de operaciones de una empresa manufacturera global: guiado por los datos, orientado a los procesos y centrado en la mejora continua.

¿Qué esperan de ti los entrevistadores de operaciones?

• Dominio de las métricas. Citas el OTIF, el tiempo de ciclo, la rotación de inventario y el costo por unidad sin que te lo pidan.
• Trabajo con partes interesadas de todas las áreas. Los cambios en operaciones afectan a todo el mundo.
• Metodología de causa raíz. Averiguas por qué ocurre un problema antes de arreglarlo.
• Gestión del cambio. Logras que la gente se sume al cambio, no solo que lo apruebe.
• Identificación proactiva de riesgos. Planeas escenarios y creas redundancia.

Los buenos candidatos, además, documentan y estandarizan los procesos, siguen los resultados en tableros y reconocen cuando su primer análisis estaba equivocado.

¿Cómo se organiza una entrevista de operaciones?

El perfil de operaciones de Offermic distribuye una sesión más o menos así:

Tipo de pregunta	Peso en el perfil de operaciones de Offermic	Ejemplo
Conductual	Cerca del 45%	“Háblame de un proyecto Lean o Six Sigma que hayas liderado”.
Escenario	Cerca del 25%	“Tu proveedor principal acaba de declararse en quiebra”.
Situacional	Cerca del 20%	“Finanzas quiere recortar costos y ventas quiere entregas más rápidas”.
Cierre	Cerca del 10%	Tus preguntas

El perfil evita las configuraciones de ERP propias de cada empresa, los contratos confidenciales con proveedores y las preguntas de ingeniería a fondo.

Preguntas que suelen hacer en operaciones

• “Háblame de un proyecto Lean o Six Sigma que hayas liderado. ¿Cómo te aseguraste de que las mejoras se mantuvieran a largo plazo?”
• “Describe una ocasión en la que tu análisis inicial de un problema de la cadena de suministro estaba equivocado. ¿Qué hiciste?”. Consulta un error y lo que aprendiste.
• “Háblame de una relación con un proveedor que iba mal. ¿Cómo le diste la vuelta?”
• “Explícame paso a paso una decisión en la que equilibraste la reducción de costos con el riesgo operativo”. Relacionada: una decisión difícil.
• “Dame un ejemplo de una ocasión en la que rechazaron tu recomendación operativa. ¿Cómo lo manejaste?”

Ensaya estos escenarios: la quiebra de un proveedor, exigencias contrapuestas de finanzas, ventas y manufactura, la decisión entre automatizar o seguir con un proceso manual, tener que elegir entre calidad y rapidez, una orden de reducir costos que no puede afectar el servicio y nuevas reglas de sostenibilidad que elevan los costos.

Cómo estructurar tus respuestas de operaciones

Responde con el método STAR y con resultados cuantificados: OTIF, tiempo de ciclo, ahorro de costos en porcentaje. Muestra el pensamiento Lean o Six Sigma cuando sea genuino. DMAIC, por ejemplo, es un ciclo de mejora de cinco pasos (Definir, Medir, Analizar, Mejorar, Controlar) que la obra de referencia de EBSCO presenta como un plan para describir los problemas, reunir datos, implementar la mejor solución y mantener los resultados. En el paso de Controlar es donde muchos candidatos se quedan cortos: di cómo lograste que el cambio perdurara.

Situación

Tarea

Acción

Resultado

1. Situación

   Respuesta de ejemplo (gerente de cadena de suministro, productos de consumo): las entregas a tiempo y completas (OTIF) a nuestro mayor cliente minorista habían caído de alrededor de 95% a cerca de 85%, y el cliente había empezado a cobrarnos penalizaciones.

2. Tarea

   Me pidieron recuperar el OTIF en un trimestre sin sumar personal en el almacén.

3. Acción

   Desglosé los incumplimientos por causa y vi que la mayoría venía de dos líneas de producto en las que nuestro pronóstico ignoraba el calendario de promociones del cliente. Organicé una llamada semanal con su equipo de planeación, incorporé las promociones a nuestro pronóstico y pasé inventario de seguridad de los productos de baja rotación a esas dos líneas. También armé un tablero sencillo, compartido con ventas.

4. Resultado

   El OTIF volvió a rondar el 95% en diez semanas y las penalizaciones se acabaron. La llamada semanal se volvió práctica estándar con nuestras cinco cuentas principales.

Escenario resuelto: quiebra un proveedor clave

Pregunta: “Tu único proveedor de un componente crítico se declara en quiebra. ¿Qué haces?”. Una forma de responder con SPAR:

• Situación: Están en riesgo la producción y las entregas a los clientes. La pregunta inmediata es cuántas semanas de inventario hay frente a lo que tarda en calificarse un proveedor nuevo.
• Propuesta: Contener el riesgo de corto plazo y después corregir el problema estructural de depender de una sola fuente.
• Acción: Confirmar el inventario y los pedidos abiertos, hablar con los administradores de la quiebra del proveedor para que se completen los pedidos en curso, y activar o calificar proveedores alternos junto con calidad e ingeniería. Con ventas, asignar el inventario limitado a los clientes más importantes y avisarles pronto.
• Resultado: Ninguna entrega incumplida, o muy pocas, una segunda fuente calificada y una revisión de riesgo de las demás piezas que dependen de un solo proveedor.

Señales de alerta que debilitan una respuesta de operaciones

• Cifras vagas o ausentes.
• Arreglar tu área y crear problemas en otra.
• Culpar a los proveedores o a otro departamento.
• Nombrar herramientas o métodos sin explicar por qué venían al caso.
• Mejoras que se desvanecieron al mes.
• Descartar la gestión del cambio como “cosas blandas”. Consulta adaptarse a un cambio.

Métricas y términos que conviene tener claros

Métrica	Qué muestra
OTIF	Proporción de pedidos entregados a tiempo y completos
Rotación de inventario	Cuántas veces se vende y se repone el inventario en un periodo
Tiempo de ciclo / lead time	Cuánto tarda un proceso o un pedido de principio a fin
Tasa de pedidos perfectos	Pedidos sin errores en la entrega, los documentos o el estado de la mercancía
Fill rate	Proporción de la demanda que se cubre con el inventario disponible
Costo por unidad	Costo total de producir o mover una unidad
Cumplimiento de SLA	Con qué frecuencia se cumplen los niveles de servicio acordados

Métodos por los que pueden preguntarte: Lean, Six Sigma, DMAIC, Kaizen, mapeo del flujo de valor (value stream mapping), FMEA, 5S, poka-yoke y el análisis de causa raíz de los 5 porqués.

Cuatro pasos para preparar una entrevista de operaciones

1. Elige cuatro historias: un proyecto de mejora, una interrupción, un conflicto entre partes interesadas y una ocasión en la que te equivocaste.
2. Anota el punto de partida, el cambio y el resultado sostenido de cada una.
3. Practica cómo explicar un método que uses, como los 5 porqués, en menos de un minuto.
4. Pregunta por el mayor riesgo de la cadena de suministro de la empresa, los sistemas que usan y cómo se revisan los KPI de operaciones.

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Preguntas por puesto: gerente de operaciones y gerente de proyectos. Guías relacionadas: manufactura e ingeniería.